Trabalhos da
Comissão para Gestão Documental são prorrogados
 A
Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, criada em
dezembro passado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) com a missão de
estabelecer padrões de organização e gestão documental dos acervos dos
cartórios brasileiros, teve seu prazo de funcionamento prorrogado por mais
120 dias, a partir de julho. A medida foi necessária para acompanhar o
trabalho da comissão, que cresceu ao longo dos meses.
“Inicialmente, o grupo entregaria as normas de gestão
apenas dos cartórios de imóveis da Amazônia Legal. Mas estamos lidando com
um universo muito mais amplo e complexo, pelo qual todos os tipos de
cartórios poderão ser beneficiados”, diz o presidente da Comissão
Especial, o juiz auxiliar do CNJ Marcelo Berthe. Até o final do ano, as
novas regras de padronização para a conservação, certificação,
digitalização, microfilmagem e manuseio dos papéis cartoriais já estarão
prontos. Atualmente, a Comissão Especial está na fase de elaboração de
textos relativos às várias metodologias necessárias para a correta
preservação e utilização dos documentos cartoriais.
Restauração - Um grupo formado por profissionais
especialistas do Arquivo Nacional e da Biblioteca Nacional fará a análise de
tudo o que envolve a preservação dos documentos físicos – que compreende a
fase de restauração, conservação dos documentos, organização, guarda e até a
preparação de documentos para microfilmagem e digitalização. Outro grupo,
formado por registradores e especialistas em gestão de documentos
eletrônicos e arquivos digitais está se debruçando nos métodos de
microfilmagem e tecnologias digitais.
Um dos pontos importantes, e aguardado com grande
expectativa, diz respeito à validade e à metodologia do emprego da chamada
microfilmagem híbrida – um método que gera microfilme a partir da imagem
digital do documento, diferente da técnica tradicional, quando o filme é
gerado diretamente de um documento físico. “Nossa intenção é migrar – de
forma segura e padronizada – todo documento cartorial para o meio digital. O
documento de uso cotidiano passará a ser o eletrônico. No entanto,
reconhecer a validade de um documento em um ambiente virtual é ainda nosso
grande desafio. Temos base normativa para empregar os meios eletrônicos?”,
questiona o juiz auxiliar do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Antônio
Carlos Alves Braga Júnior, membro da comissão instalada em março deste ano.
“É nessa fase em que nos encontramos: estamos
construindo essas regras, e sem elas não é possível fazer essa travessia”,
completa Braga Júnior. A apresentação do esboço desses documentos
descritivos das várias metodologias ocorrerá nos dias 25 e 26 de agosto, na
próxima reunião da Comissão Especial. A expectativa é de que as novas regras
entrem em funcionamento no prazo de um ano após a publicação das normas pelo
CNJ; que deve ocorrer até o final de 2011.
Histórico - A comissão foi criada em dezembro do ano
passado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Portaria n. 94/2010) para
organizar e recuperar os papéis dos cartórios instalados nos Estados da
Amazônia Legal. No entanto, o trabalho foi ampliado para alcançar todo o
sistema cartorial brasileiro. Para custear o projeto, um Acordo de
Cooperação firmado entre o CNJ e o Instituto Nacional de Colonização e
Reforma Agrária (INCRA) disponibilizou R$ 10 milhões.
A Comissão Especial é presidida pelo juiz Marcelo Berthe,
com o apoio dos seguintes integrantes: Antônio Alves Braga Júnior, juiz
auxiliar da Presidência do CNJ, Jayme Spinelli Júnior, coordenador de
Preservação da Fundação Biblioteca Nacional; os registradores de imóveis do
Estado de São Paulo, Flauzilino Araújo dos Santos, presidente da Arisp
(Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo) e 1° Oficial de
Registros de Imóveis de São Paulo; e Sérgio Jacomino, 5° Oficial de Registro
de Imóveis de São Paulo, além de Silvia Ninita de Moura Estevão, gerente do
Sistema de Informações do Arquivo Nacional; Carlos Augusto Silva Ditadi,
especialista em preservação digital e Emiliana Brandão, especialista em
conservação preventiva, ambos do Arquivo Nacional.
Fonte: Agência CNJ de Notícias |
